ПОЛИТИКА

Оршанского районного исполнительного комитета в отношении обработки персональных данных

Проект для размещения на официальном сайте: https://orsha.vitebsk-region.gov.by/

ГЛАВА 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Политика Оршанского районного исполнительного комитета в отношении обработки персональных данных (далее — Политика) определяет принципы, цели, порядок обработки и защиты персональных данных, категории субъектов персональных данных, перечень обрабатываемых персональных данных, права субъектов и обязанности Оршанского районного исполнительного комитета (далее — Оператор).

 

1.2. Оператор осуществляет обработку персональных данных в соответствии с Конституцией Республики Беларусь, Законом Республики Беларусь от 7 мая 2021 г. № 99-З «О защите персональных данных» (далее — Закон № 99-З), законодательством об обращениях граждан и юридических лиц, об административных процедурах, иными актами законодательства и локальными правовыми актами Оператора. Закон № 99-З закрепляет, в частности, требования законности, соразмерности, конкретности целей, прозрачности, достоверности и ограниченного срока хранения данных 1.

 

1.3. Политика распространяется на обработку персональных данных при посещении и использовании официального сайта Оператора, включая просмотр страниц, поиск информации, использование разделов «Одно окно», «Обращения граждан и юридических лиц», «Электронные обращения», «Административные процедуры», «Жителям и гостям», «Деловым людям», участие в формах обратной связи, переход к государственному сервису «обращения.бел» и другим внешним информационным ресурсам, а также на обработку данных в деятельности Оператора вне сайта.

 

1.4. Действующая редакция Политики размещается в сети Интернет в форме, обеспечивающей неограниченный доступ к ней, в том числе на официальном сайте Оператора. Обязанность обеспечить такой доступ предусмотрена пунктом 4 статьи 17 Закона № 99-З 2.

 

1.5. Термины «персональные данные», «обработка персональных данных», «оператор», «субъект персональных данных», «уполномоченное лицо», «предоставление», «распространение», «обезличивание», «блокирование», «удаление» и иные термины применяются в значениях, определенных законодательством о персональных данных.

 

1.6. Реквизиты Оператора:

 

Сведения	Данные
Наименование	Оршанский районный исполнительный комитет
Адрес	211391, Витебская обл., г. Орша, ул. А. Островского, 2
Телефон	8 (0216) 51-12-12
Электронная почта	rikorsha@vitobl.by
Официальный сайт	https://orsha.vitebsk-region.gov.by/
Режим работы	понедельник–пятница, 08:00–17:00; внеурочное время — понедельник–пятница 17:00–19:00, суббота, воскресенье и праздничные дни 08:00–19:00

Указанные адрес и электронная почта опубликованы в телефонном справочнике официального сайта; при этом реквизиты в нижнем колонтитуле сайта требуют актуализации 3.

 

ГЛАВА 2. ПРИНЦИПЫ И ЦЕЛИ ОБРАБОТКИ

2.1. Оператор обрабатывает персональные данные на законной и справедливой основе, с согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено Законом № 99-З и иными законодательными актами.

 

2.2. При обработке персональных данных Оператор соблюдает следующие принципы: соответствие обработки заявленным законным целям; соразмерность содержания и объема данных целям обработки; прозрачность; обеспечение достоверности и актуальности данных; хранение в форме, позволяющей идентифицировать субъекта, не дольше необходимого срока; прекращение обработки, удаление или обезличивание данных при отсутствии оснований для дальнейшей обработки.

 

2.3. Персональные данные обрабатываются для следующих конкретных целей:

 

1        исполнение функций, полномочий и обязанностей Оператора, установленных законодательством, включая предоставление данных государственным органам, организациям и иным получателям в случаях, предусмотренных законодательством;

2        рассмотрение обращений граждан и юридических лиц, включая электронные обращения, подготовка и направление ответов, ведение учета обращений и контроль исполнения;

3        осуществление административных процедур и обслуживание заявителей по принципу «одно окно»;

4        организация предварительной записи и личного приема граждан, проведение «прямых телефонных линий», рассмотрение вопросов в разделе «Вопрос-ответ»;

5        обеспечение перехода пользователя к личному кабинету и подачи электронных обращений через государственную единую информационную систему на сайте «обращения.бел», если такой переход инициирован пользователем;

6        проведение опросов на сайте и обобщение результатов, включая возможные опросы и формы обратной связи, размещаемые на сайте;

7        обеспечение работы сайта, его информационных разделов, поиска, версии для слабовидящих, языковых версий, защиты от несанкционированного доступа и ведения технических журналов;

8        публикация информации о деятельности Оператора, если публикация предусмотрена законодательством либо осуществляется на основании надлежащего согласия субъекта персональных данных;

9        кадровая работа, оформление трудовых отношений, ведение воинского, бухгалтерского, налогового и архивного учета;

10    заключение, исполнение и расторжение гражданско-правовых договоров;

11    обеспечение пропускного и внутриобъектового режимов, регистрации посетителей, охраны труда, пожарной безопасности и защиты жизни, здоровья и имущества;

12    ведение судебной, претензионной и исполнительной работы, исполнение судебных актов и актов иных органов или должностных лиц;

13    выполнение иных конкретных целей, прямо установленных законодательством либо указанных в уведомлении о получении согласия.

 

2.4. Не допускается обработка персональных данных в целях, несовместимых с первоначально заявленными целями. При изменении цели Оператор получает новое согласие субъекта, если отсутствует иное законное основание.

 

ГЛАВА 3. КАТЕГОРИИ СУБЪЕКТОВ И ПЕРЕЧЕНЬ ДАННЫХ

3.1. К субъектам персональных данных относятся:

 

14    посетители и пользователи официального сайта;

15    граждане, представители юридических лиц и индивидуальные предприниматели, направляющие обращения либо участвующие в их рассмотрении;

16    заявители по административным процедурам и пользователи службы «одно окно»;

17    лица, записывающиеся на личный прием, обращающиеся на «прямую телефонную линию» или направляющие вопросы;

18    лица, участвующие в опросах и иных формах обратной связи;

19    пользователи личного кабинета и внешних государственных информационных систем — в части данных, обрабатываемых соответствующим оператором такой системы;

20    работники Оператора, бывшие работники, кандидаты на трудоустройство, их близкие родственники и свойственники — в предусмотренных законодательством случаях;

21    физические лица, состоящие или намеревающиеся состоять с Оператором в гражданско-правовых отношениях;

22    посетители зданий и территорий Оператора;

23    иные физические лица, чьи данные обрабатываются Оператором на законном основании.

 

3.2. В зависимости от конкретной цели могут обрабатываться: фамилия, собственное имя, отчество; дата и место рождения; идентификационный номер либо данные документа, удостоверяющего личность; гражданство; адрес места жительства или места пребывания; сведения о месте работы, должности и образовании; номер телефона; адрес электронной почты; содержание обращения или вопроса; сведения, необходимые для административной процедуры, договора, приема или иного обращения; сведения о представителе и документе, подтверждающем полномочия; сведения об участии в мероприятии или опросе; фото- и видеоматериалы — при наличии законного основания; сведения о работнике и его родственниках — в объеме, необходимом для кадрового, бухгалтерского, налогового, воинского, социального и иного обязательного учета.

 

3.3. При посещении сайта могут обрабатываться технические данные, необходимые для его функционирования и безопасности: IP-адрес, дата и время запроса, адрес запрошенной страницы, сведения о браузере и устройстве, язык и настройки отображения, идентификаторы сессии, файлы cookie и иные аналогичные данные. Состав технических данных должен быть подтвержден администратором сайта и описан в отдельной политике обработки cookie, если на сайте используются необязательные cookie или сторонние аналитические сервисы.

 

3.4. Содержание и объем данных определяются для каждой цели отдельно и не должны быть избыточными. В формах сайта должны запрашиваться только данные, действительно необходимые для соответствующей цели.

 

3.5. Специальные персональные данные, включая сведения о здоровье, расовой или национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных убеждениях, привлечении к ответственности, а также биометрические и генетические данные, обрабатываются только при наличии предусмотренного законодательством основания и в необходимом объеме. Само по себе посещение сайта не предполагает сбор таких данных.

 

ГЛАВА 4. ПРАВОВЫЕ ОСНОВАНИЯ И СПОСОБЫ ОБРАБОТКИ

4.1. Правовыми основаниями обработки являются Конституция Республики Беларусь, Закон № 99-З, законодательство об обращениях граждан и юридических лиц, об административных процедурах, трудовое, гражданское, налоговое, архивное и иное законодательство, решения и локальные правовые акты Оператора, договоры, а также согласие субъекта персональных данных.

 

4.2. До получения согласия Оператор предоставляет субъекту простым и понятным языком сведения о наименовании и местонахождении Оператора, цели и сроке обработки, перечне данных, уполномоченных лицах, действиях с данными, способах обработки, правах субъекта и последствиях предоставления либо непредоставления согласия. Закон № 99-З допускает письменную, электронную и иную электронную форму согласия, позволяющую установить факт его получения 1.

 

4.3. На сайте обработка может осуществляться посредством сбора, записи, систематизации, хранения, изменения, использования, предоставления, обезличивания, блокирования и удаления данных, с использованием средств автоматизации либо без них.

 

4.4. Источником данных является сам субъект персональных данных, его представитель, государственный орган или иная организация в случаях, предусмотренных законодательством, а также открытые источники. Получение данных от третьих лиц осуществляется с уведомлением субъекта либо при наличии его согласия, если законодательством не установлено иное.

 

4.5. Переход по ссылкам на внешние ресурсы, включая государственные порталы, означает, что дальнейшая обработка данных может осуществляться администраторами соответствующих ресурсов по их собственным документам и правилам. В частности, кнопка входа или личного кабинета может направлять пользователя во внешнюю государственную систему идентификации; Оператор не получает пароль пользователя от такой системы.

 

4.6. Передача персональных данных уполномоченным лицам допускается на основании договора, акта законодательства или решения Оператора при условии обеспечения требуемой защиты. Категории уполномоченных лиц могут включать организации, обеспечивающие хостинг, техническое сопровождение, администрирование сайта, связь, информационную безопасность, электронный документооборот и архивное хранение. Конкретные уполномоченные лица определяются Оператором и должны быть раскрыты субъекту в случаях, предусмотренных законодательством.

 

4.7. Трансграничная передача допускается только при соблюдении требований Закона № 99-З. Факт и направления такой передачи должны быть отдельно подтверждены Оператором; размещение на сайте ссылок на внешние ресурсы, включая Yandex Maps, Telegram, Instagram, «обращения.бел» и иные интернет-ресурсы, не означает автоматической передачи им персональных данных Оператором.

 

ГЛАВА 5. СРОКИ ХРАНЕНИЯ, УДАЛЕНИЕ И ОБЕЗЛИЧИВАНИЕ

5.1. Персональные данные хранятся в течение срока, необходимого для достижения соответствующей цели, либо в течение срока, установленного законодательством, договором или номенклатурой дел. Для обращений, административных процедур, кадровых, бухгалтерских, налоговых и архивных документов применяются обязательные сроки хранения соответствующих документов.

 

5.2. Данные, полученные через формы сайта, хранятся в информационных системах и (или) на бумажных носителях в сроки, определенные для соответствующего вида обращения, процедуры, договора, опроса или технического журнала. Срок хранения результатов анонимного опроса определяется с учетом того, позволяют ли результаты прямо или косвенно идентифицировать участника.

 

5.3. По достижении целей обработки, утрате необходимости в их достижении или истечении срока хранения персональные данные подлежат удалению, уничтожению или обезличиванию, если иное не установлено законодательством.

 

5.4. Уничтожение и обезличивание осуществляются способом, исключающим дальнейшую обработку данных с возможностью идентификации субъекта, с учетом требований к сохранению иных сведений на том же носителе.

 

ГЛАВА 6. ПРАВА СУБЪЕКТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

6.1. Субъект персональных данных вправе:

 

24    получать информацию, касающуюся обработки его персональных данных;

25    получать информацию о предоставлении его данных третьим лицам в случаях и порядке, установленных законодательством;

26    требовать внесения изменений в неполные, устаревшие или неточные данные;

27    требовать прекращения обработки, удаления или блокирования данных при отсутствии законных оснований либо при иных условиях, предусмотренных Законом № 99-З;

28    отозвать согласие на обработку данных, если обработка основана на согласии;

29    обжаловать действия (бездействие) и решения Оператора, связанные с обработкой персональных данных;

30    принимать иные меры по защите своих прав, предусмотренные законодательством, включая обращение в Национальный центр защиты персональных данных Республики Беларусь.

 

6.2. Для реализации прав субъект направляет Оператору заявление в порядке, предусмотренном статьей 14 Закона № 99-З. Заявление можно направить по адресу: 211391, Витебская обл., г. Орша, ул. А. Островского, 2, либо на электронную почту rikorsha@vitobl.by. В заявлении следует указать фамилию, собственное имя, отчество (если имеется), адрес места жительства (места пребывания), изложить требование и приложить документы, необходимые для подтверждения личности и полномочий представителя, если это требуется законодательством.

 

6.3. При направлении запроса по электронной почте Оператор вправе запросить сведения, необходимые для идентификации заявителя и предотвращения предоставления данных ненадлежащему лицу. Объем таких сведений должен быть соразмерен цели идентификации.

 

6.4. Отзыв согласия не влияет на законность обработки, осуществленной до его отзыва, и не прекращает обработку, если у Оператора имеется иное законное основание.

 

ГЛАВА 7. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ ОПЕРАТОРА

7.1. Оператор вправе обрабатывать данные в соответствии с заявленными целями, требовать достоверные данные, обрабатывать общедоступные данные и данные, подлежащие опубликованию или обязательному раскрытию, а также поручать обработку уполномоченным лицам при обеспечении защиты.

 

7.2. Оператор обязан разъяснять субъекту его права, получать согласие в предусмотренных случаях, предоставлять информацию об обработке, изменять неточные данные, прекращать обработку и удалять или блокировать данные при отсутствии оснований, обеспечивать защиту данных и выполнять иные обязанности, установленные законодательством.

 

7.3. Оператор не раскрывает и не распространяет персональные данные без согласия субъекта, если иное не предусмотрено законодательством. Публикация на сайте фото, видео, фамилии, имени, должности или иных сведений о физическом лице осуществляется только при наличии соответствующего законного основания и с учетом цели публикации.

 

ГЛАВА 8. МЕРЫ ЗАЩИТЫ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

8.1. Для внутреннего контроля за обработкой персональных данных Оператор назначает ответственное лицо либо возлагает соответствующие функции на структурное подразделение. Фамилия, должность и отдельный канал связи с ответственным лицом подлежат внесению Оператором перед утверждением окончательной редакции. До внесения отдельного канала обращения принимаются по адресу и электронной почте, указанным в пункте 6.2.

 

8.2. Оператор применяет правовые, организационные и технические меры защиты от неправомерного или случайного доступа, изменения, блокирования, копирования, распространения, предоставления, удаления и иных неправомерных действий.

 

8.3. Меры защиты включают ознакомление и обучение работников; разграничение доступа; ведение учета доступа; защиту информационных систем и каналов связи; резервирование и восстановление; актуализацию программного обеспечения; антивирусную защиту; контроль помещений и носителей; реагирование на инциденты; удаление или обезличивание данных по окончании срока хранения.

 

8.4. Доступ к административной части сайта и информационным системам предоставляется только уполномоченным работникам и лицам, которым он необходим для выполнения обязанностей. Учетные данные и пароли не должны передаваться другим лицам.

 

8.5. При выявлении нарушения систем защиты персональных данных Оператор действует в соответствии с требованиями законодательства, включая уведомление уполномоченного органа в установленных случаях.

 

ГЛАВА 9. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

9.1. Лица, виновные в нарушении законодательства о персональных данных или настоящей Политики, несут ответственность в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

 

9.2. Вопросы, не урегулированные Политикой, регулируются законодательством. Если отдельное положение будет признано недействительным или противоречащим законодательству, остальные положения сохраняют силу.

 

9.3. Оператор вправе изменять Политику при изменении законодательства, структуры сайта, информационных систем, способов обработки или перечня целей. Новая редакция вступает в силу с даты ее размещения на официальном сайте, если в ней не указано иное.

 

9.4. Перед размещением настоящей редакции Оператору необходимо проверить: наличие и фактическую работу cookie-баннера; перечень сторонних аналитических, картографических, видео-, шрифтовых и иных сервисов; состав данных и правовое основание опроса; фактический маршрут кнопки личного кабинета; сроки хранения обращений и технических журналов; ответственное лицо; отсутствие несоответствия реквизитов в нижнем колонтитуле сайта данным, указанным в шапке и на странице контактов.